O firmie

            
     GRUPA BONUS to działające od blisko 20 lat dwie firmy wyspecjalizowane w obsłudze rynku korporacyjnego w zakresie produktów i reklamy BTL (reklamy niemedialnej).

BONUS-MARENGO jest znanym producentem galanterii reklamowej ze skóry naturalnej i sztucznej. Eleganckie kolekcje BONUS-MARENGO przeznaczone są wyłącznie na rynek korporacyjny, co zapewnia ich unikalność i niestandardowość.
Dzięki własnemu zakładowi produkcyjnemu wszelkie nowe wzory, życzenia i sugestie klienta są przez nas natychmiast realizowane.

Bonus BTL to agencja reklamy niemedialnej posiadająca w stałej ofercie tysiące upominków reklamowych i gadżetów promocyjnych obejmujących wszystkie przedziały cenowe. Jesteśmy dostawcą zarówno nietypowych upominków, jak i wielu niestandardowych usług. Nasze wyspecjalizowane działy zajmują się pełną obsługą programów lojalnościowych, eventów, POS`ów, usługami w zakresie poligrafii i wszelkimi zleceniami w reklamie niemedialnej.
W ofercie naszej firmy znajdziecie Państwo wiele gadżetów szczególnie przydatnych w masowych akcjach promocyjnych, jak również upominki średniego szczebla, a także bardzo eleganckie executive gifts.

Będąc członkiem PSI (Praesent Service Instytut GmbH) elitarnej organizacji zrzeszającej producentów, dystrybutorów i importerów upominków reklamowych, mamy dostęp do światowych nowości w dziedzinie BTL.
Specjalizujemy się w nietypowych upominkach reklamowych z całego świata, które mogą wyróżnić Państwa firmę na konkurencyjnym rynku wzmacniając wizerunek Państwa firmy, marki.

Od lat należymy do polskich organizacji branżowych. Poprzednio do Polskiej Izby Reklamy, obecnie - do PIAP Polskiej Izby Artykułów Promocyjnych.

Nasz kreatywny zespół doradców Klienta pomoże Państwu wybrać odpowiedni upominek dostosowany do potrzeb reklamowych Państwa firmy.

RODO

Polityka ochrony danych osobowych – Polityka Bezpieczeństwa to podstawowy dokument, który określa przestrzeganie w naszej Spółce zasad ochrony danych osobowych i wskazuje na procesy w zakresie tej ochrony, a tym samym stosowania przepisów RODO.

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” stanowi spis wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w firmie BONUS BTL s.c. (dalej jako Spółka).

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1). – dalej RODO.

Polityka zawiera opis zasad ochrony danych obowiązujących w BONUS BTL s.c. oraz wzorce procedur, instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki są wspólnicy spółki Adam Dubiński i Marek Ciemięga będący Administratorem. (ADM). Stosowanie Polityki pozostaje w odpowiedzialności Administratora i osób przez niego wyznaczonych. Spółka zapewnia zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Spółkę.

Użyte w Polityce i dokumentacji definicje i pojęcia oznaczają :

Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Administrator danych (ADM) – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; W niniejszej dokumentacji przetwarzania danych osobowych przez administratora danych rozumie się współwłaścicieli BONUS BTL s.c.

Dane osobowe – rozumie się przez to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

"zbiór danych" rozumie się przez to uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficzni.

Przetwarzanie danych rozumie się przez to jakiekolwiek operacje lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

„Ograniczenie przetwarzania" rozumie się prze to oznaczenie przechowywanych danych osobowych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania.

Profilowanie – rozumie się przez to dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się;

Zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych;

Osoba upoważniona – rozumie się przez to osobę, która otrzymała od administratora danych upoważnienie do przetwarzania danych.

Upoważnienie rozumie się przez to oświadczenie nadawane przez administratora danych wskazujące z imienia i nazwiska osobę, która ma prawo przetwarzać dane w zakresie wskazanym w tym oświadczeniu.

Użytkowniku systemu – rozumie się przez to osobę upoważnioną, która otrzymała dostęp do systemów informatycznych, które przetwarzają dane osobowe, których administratorem jest………

Pseudonimizacja – rozumie się przez to przetworzenie danych osobowych w taki sposób, by nie można ich było już przypisać konkretnej osobie, której dane dotyczą, bez użycia dodatkowych informacji, pod warunkiem że takie dodatkowe informacje są przechowywane osobno i są objęte środkami technicznymi i organizacyjnymi uniemożliwiającymi ich przypisanie zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Podmiot przetwarzający – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

Odbiorca – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią.

„Naruszenie ochrony danych osobowych" rozumie się przez to naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Dokumentacja przetwarzania danych osobowych – rozumie się przez to politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, instrukcję zarządzania systemem informatycznym, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, oświadczenie o przestrzeganiu ochrony danych osobowych i ustalonych procedur, ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, ewidencja odbiorców danych osobowych, ewidencja zbiorów danych, ewidencja nośników i programów komputerowych, ewidencja podmiotów przetwarzających, rejestr czynności przetwarzania, rejestr żądań udostępnienia danych, klauzule informacyjne dla podmiotów danych, sprzeciw wobec podmiotu przetwarzającego, wykaz podstaw prawnych przetwarzania, procedura oceny skutków dla ochrony danych osobowych , procedura zarządzania ryzykiem.

Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

IOD oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych

RCPD oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

ZASADY OGÓLNE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH.

Podstawy ochrony danych osobowych stosowane przez Administratora :

Legalność − Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.

Bezpieczeństwo − Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.

Prawa Jednostki − Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.

Rozliczalność − Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

Zasady ochrony danych

Administrator przetwarza dane osobowe w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);rzetelnie i uczciwie (rzetelność); w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);nie więcej niż potrzeba (adekwatność);z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);nie dłużej niż potrzeba (czasowość);zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

SYSTEM OCHRONY DANYCH

System ochrony danych osobowych Administratora składa się z następujących działań i elementów:

ADM dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych.
ADM zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Administrator przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

ADM spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

ADM przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków. ( klauzule informacyjne i ewidencje)
Administrator weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających. ( klauzule informacyjne)
Administrator zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
Spółka stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych. ( rejestr naruszenia danych osobowych)

Administrator posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją, a w tym:

zasady zarządzania adekwatnością danych;( kategorie danych osobowych)
zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych; ( upoważnienia wraz z oświadczeniami)
zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności; ( rejestr przetwarzania danych)

Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie; ( procedura oceny skutków dla ochrony danych osobowych)
dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.

Administrator posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Administratora i, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
Administrator posiada zasady weryfikacji, czy Spółka nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
Administrator zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

INWENTARYZACJA

Administrator identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz w uzasadnionych przypadkach utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
Administrator identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i w uzasadnionych przypadkach utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
Administrator identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
Administrator identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

ADM dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
ADM dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
ADM wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
W celu realizacji praw jednostki Administrator zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
ADM dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
ADM określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
ADM informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
ADM informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
ADM informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
ADM określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
ADM informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
ADM informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
ADM informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
ADM informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
ADM bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

ŻĄDANIA OSÓB( PODMIOTÓW DANYCH OSOBOWYCH)

Realizując prawa osób, których dane dotyczą, ADM wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Administrator może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
ADM informuje osobę o tym, że nie przetwarza lub zaprzestał przetwarzać danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
ADM informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, ADM informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Spółka nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
Na żądanie ADM wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. ADM wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
ADM dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. ADM ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
ADM uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. ADM ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Spółka nie musi przetwarzać danych, które są Spółce zbędne). ADM może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
Na żądanie osoby, Administrator usuwa dane, gdy:

- dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,

- zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

- osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,

- dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

- konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,

- żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).

Administrator określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez ADM, podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

OGRANICZENIE PRZETWARZANIA

Administrator dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania ADM przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.

SPRZECIW WOBEC PRZETWARZANIA

Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez ADM w oparciu o uzasadniony interes lub o powierzone zadanie w interesie publicznym, ADM uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie ADM ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli ADM prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Spółka uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez ADM na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), ADM uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli ADM przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, ADM zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Spółki, chyba że taka automatyczna decyzja jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Spółką; lub jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.

MINIMALIZACJA

Administrator dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), dostępu do danych, czasu przechowywania danych.

Minimalizacja zakresu

- ADM zweryfikował zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

- ADM dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

- ADM przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą.

Minimalizacja dostępu

ADM stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych:

prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień),
fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń)
logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

ADM stosuje kontrolę dostępu fizycznego.

ADM dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

ADM dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.

Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Spółki.

Minimalizacja czasu

ADM wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów ADM, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez ADM. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

BEZPIECZEŃSTWO

ADM zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych.

Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

Administrator przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

ADM zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
ADM kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
ADM przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
ADM ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Spółka ustala przydatność zastosowania takich środków i podejścia jak:

pseudonimizacja,
szyfrowanie danych osobowych,
inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
Oceny skutków dla ochrony danych

ADM dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka, ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Spółce.

Środki bezpieczeństwa

ADM stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce.

Zgłaszanie naruszeń

ADM stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

PRZETWARZAJĄCY

Administrator posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Spółki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Spółce.

EKSPORT DANYCH

Administrator nie eksportuje oraz nie wyraża zgody na eksport danych, czyli przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).

PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Administrator zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Administratora odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.